各单位、各部门：
为了做好档案的收集、整理、归档、保存、利用工作，请将本单位2014年度产生的所有应归档材料按照规范整理后，于5月15日前移交档案馆。现将移交归档的有关事项通知如下：
一、归档范围
1.2014年1月1日至12月31日期间，学校党政管理、科研、教学、外事、基建、财会、采购、图书出版等各项活动中的具有保存价值的文件材料，均应归档。
2.归档的文件材料包括纸质材料和相关的声像、电子等介质材料（如照片、光盘、磁盘等）。
3.各单位获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗（均为市级以上）等具有保存价值的实物档案按要求整理归档。
二、归档要求
1.归档材料力求完整齐全，文件目录等应该符合档案规范要求，须填明顺序号、责任者、文号、文件标题或事由、日期及页数。文号一般包括机关代字、年号、顺序号，年号要使用方括号“[ ]”，例如：党办字[2014]5号。日期格式按年月日的顺序填写，例如：2014年9月3日应写成20140903。纸质材料反正面都有文字的每面按一页计算。
2.归档的声像、照片、实物档案等材料，在填写文件目录时，须标明事由、人物及时间。
3.对于保密性强，不能或不便于移交档案馆的资料，由本单位兼职档案员负责，按要求立卷归档，但应向档案 馆移交纸质文件目录，注明存放地点。
三、归档流程
1.上传电子版档案材料
电子版档案材料包括文件全文及文件目录，请参看科师档案群上传附件——《档案移交登记表》，填好后发至hevttc_danganguan@163.com邮箱。
2.移交纸质档案材料
纸质档案材料包括文件目录、总表清单、文件全文。其中纸质文件目录一式三份、总表清单一式两份, 交接双方当面检查、验收,符合要求的经交接双方确认签字后各留存1份；不符合要求的退回归档部门重新整理。
档案馆
2015年4月14日
